وظيفة سكرتير للعمل بالرياض – السعودية دوام كامل

المهام الوظيفية والواجبات:-
اولا – متابعة البريد والمراسلات الخارجية
ثانيا – معالجة الاتصالات الهاتفية :
. يعد دليل خاص بالعناوين والهواتف
. يستقبل المكالمات الهاتفية الواردة
. يتعرف على المتصل والغرض من الاتصال
. يحول الاتصال إلى جهة الاختصاص
. يجري الاتصالات المطلوبة للمدير
. يدون المكالمات الهاتفية بغياب المدير
ثالثا – اعداد المراسلات :
. يحرر المادة المكتوبة
. يطبع المادة المحررة
. يقوم باجراء تصدير المراسلات الصادرة
. يصور الاوراق والمستندات المطلوبة
. يصمم النماذج المطلوبة للعمل
رابعا – تنظيم الاجتماعات :
. يحجز قاعة الاجتماعات
. يوجه الدعوة للمشاركين
. يجهز قاعة الاجتماع
. يستبقل الاعضاء المشاركين في الاجتماع
. يدون الملاحظات في الاجتماع
. يعد محضر الاجتماع
. يوزع محضر الاجتماع.
خامسا – تنظيم مواعد المدير المباشر :
. يسجل بيانات الزوار
. يعرض الاجندة على المدير
. يجهز البيانات المطلوبة
سادسا – استقبال زوار المدير المباشر:
. يستقبل الزوار
. يتخذ الاجراء المناسب حسب غرض الزيارة
سابعا – ترتيب السفريات:
. يجمع البيانات المتعلقة بالسفر
. يجري الحجوزات اللازمة ويتابعها
. يجهز ملف السفر
ثامنا – تنظيم محفوظات الادارة:
. يجهز المكان الملائم لحفظ البيانات
. يصنف المحفوظات
. يرمز المحفوظات
. يفهرس المحفوظات
. يحفظ المحفوظات
. يحضر الملفات عند الطلب
تاسعا – متابعة اعمال الادارة:
. يحدد الموضوعات التي تحتاج إلى متابعة
. يطلع على ملف المتابعة يوميا
. يتخذ الاجراء المناسب لمتابعة الموضوع
. يحفظ الموضوع في الملف الخاص به بعد انتهائه
عاشرا – التنسيق للحصول على متطلبات الادارة:
. يؤمن المواد والمستلزمات
. يعد بلاغات الصيانة والاعطال
. يعد طلب الشراء للاجهزة والادوات الغير متوفرة في الادارة.
. يستلم المواد والمستلزمات للادارة
. يحضر المصروفات النثرية للادارة
حادي عشر – استخدام تطبيقات الحاسب الآلي MS Office
. يعالج البيانات والنصوص باستخدام برامج الأوفيس
. يصمم عرض الشرائح باستخدام برامج الأوفيس
. ينشى الجداول باستخدام برامج الأوفيس

المتطلبات الوظيفة

• لغة انجليزية جيدة
• إلتزام بالوقت
• الإهتمام بالمظهر
• تحمل ضغوط العمل
• التفاعل مع فريق العمل
• النشاط والفاعلية

نأمل تقديم سيرة ذاتية حديثة ومفصلة تشمل كل البيانات الضرورية.