مساعد إداري

المسؤوليات

• **إدارة المكتب**:

– استقبال الزوار ومساعدتهم بطريقة مهنية ودية.
– الحفاظ على بيئة مكتبية نظيفة ومنظمة.

• **التواصل**:

– التعامل مع المكالمات الواردة والرسائل الإلكترونية والمكاتبات بسرعة و مهنية.
– التنسيق والتواصل بفعالية مع أعضاء الفريق والشركاء الخارجيين.

• **الجدولة**:

– إدارة الجداول الزمنية للمديرين والمواعيد والاجتماعات.
– تنظيم السفر والإقامة والجداول الزمنية حسب الحاجة.

• **إدارة الوثائق**:

– تنظيم وصيانة أنظمة الملفات المادية والرقمية.
– إعداد وتوزيع الوثائق والتقارير والعرضات حسب الحاجة.

• **دعم الاجتماعات**:

– مساعدة في إعداد أجندات الاجتماعات والمواد.
– حضور الاجتماعات، تسجيل المحضر، وتوزيع الملخصات.

• **إدخال البيانات**:

– إدخال البيانات بدقة وسرعة إلى الأنظمة ذات الصلة.
– صيانة وتحديث قواعد البيانات حسب الحاجة.

• **دعم الفرق**:

– مساعدة الأقسام المختلفة بالمهام الإدارية والمشاريع حسب الحاجة.
– التعاون مع الزملاء لضمان سير العمل السلس.

• **إمدادات المكتب والاختيار**:

– مراقبة وتجديد إمدادات المكتب.
– صيانة المخزون وتقديم الطلبات عند الحاجة.

مميزات الوظيفة

• بيئة عمل محفزة ومتعددة الثقافات.
• فرص تطوير مهني وزيادة في الراتب.
• تأمين صحي شامل.
• إجازات سنوية مرنة.
• برنامج دعم الرفاهية.
• بيئة عمل مرنة.

المتطلبات

• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ المؤهلات الإضافية في إدارة المكتب أو مجال متعلقة هي ميزة.
• خبرة مثبتة كمساعد إداري أو في دور مماثل.
• إتقان برامج Microsoft Office Suite (Word، Excel، PowerPoint، Outlook).
• قدرات تنظيمية قوية ومهارات متعددة المهام.
• مهارات تواصل كتابي وشفهي ممتازة.
• الراحة في استخدام معدات المكتب والأدوات التكنولوجية الأساسية.
• الانتباه الدقيق للتفاصيل والدقة في العمل.
• القدرة على توقع الاحتياجات وحل المشكلات بشكل استباقي.
• الحفاظ على مستوى عالٍ من المهنية والسرية.
• القدرة على التكيف مع الأولويات المتغيرة والعمل تحت الضغط.