مطلوب سكرتيرة للعمل دوام كامل

اهم الواجبات والمهام التي يقوم بها السكرتير
اولا – معالجة البريد
– يستلم البريد اليومي
– يفرز البريد اليومي
– يعرض البريد على المدير
– يوجه البريد حسب الاختصاص
– يصور البريد الوارد حسب الاهمية
– يوزع البريد على الاقسام المختصة
– يحفظ البريد الموجه للحفظ
– يسجل البريد الصادر.يحفظ صورة من البريد الصادر
– يرسل البريد الصادر
.ثانيا – معالجة الاتصالات الهاتفية
– يعد دليل خاص بالعناوين والهواتف
– يستقبل المكالمات الهاتفية الواردة
– يتعرف على المتصل والغرض من الاتصال
– يحول الاتصال إلى جهة الاختصاص
– يجري الاتصالات المطلوبة للمدير
– يدون المكالمات الهاتفية بغياب المدير
ثالثا – اعداد المراسلات :
– يحرر المادة المكتوبة
– يطبع المادة المحررة
– يقوم باجراء تصدير المراسلات الصادرة
– يصور الاوراق والمستندات المطلوبة
– يصمم النماذج المطلوبة للعمل
رابعا – تنظيم الاجتماعات :
– يحجز قاعة الاجتماعات
– يوجه الدعوة للمشاركين
– يجهز قاعة الاجتماع
– يستبقل الاعضاء المشاركين في الاجتماع
– يدون الملاحظات في الاجتماع
– يعد محضر الاجتماع
– يوزع محضر الاجتماع.
خامسا – تنظيم مواعد المدير المباشر :
– يسجل بيانات الزوار
– يعرض الاجندة على المدير
– يجهز البيانات المطلوبة
سادسا – استقبال زوار المدير المباشر:
– يستقبل الزوار
– يتخذ الاجراء المناسب حسب غرض الزيارة
– يقوم باستقبال كبار الضيوف
سابعا – ترتيب السفريات:
– يجمع البيانات المتعلقة بالسفر
– يجري الحجوزات اللازمة ويتابعها
– يجهز ملف السفر
– يخبر الجهة المضيفة عن موعد وصول المدير
– يلغى الزيارة حسب طلب المدير
ثامنا – تنظيم محفوظات الادارة:
– يجهز المكان الملائم لحفظ البيانات .
– يصنف المحفوظات .
– يرمز المحفوظات.
– يفهرس المحفوظات .
– يحفظ المحفوظات .
– يتلف المواد المحفوظة.
– يحضر الملفات عند الطلب.
تاسعا – متابعة اعمال الادارة:
– يحدد الموضوعات التي تحتاج إلى متابعة.
– يطلع على ملف المتابعة يوميا.
– يتخذ الاجراء المناسب لمتابعة الموضوع.
– يحفظ الموضوع في الملف الخاص به بعد انتهائه.
عاشرا – التنسيق للحصول على متطلبات الادارة:
– يؤمن المواد والمستلزمات.
– يعد بلاغات الصيانة والاعطال .
– يعد طلب الشراء للاجهزة والادوات الغير متوفرة في الادارة.
– يستلم المواد والمستلزمات للادارة.
– يحضر المصروفات النثرية للادارة.
حادي عشر – استخدام تطبيقات الحاسب الآلي MS Office
– يعالج البيانات والنصوص باستخدام برنامج
– يصمم عرض الشرائح باستخدام برنامج

المتطلبات

• استخدام الحاسب الالي