سكرتيرة تنفيذية – فرصة عمل في الرياض, السعودية دوام كامل

– تنفيذ الخطط و التعليمات و تنظيم و إدارة الشئون الخاصة بمكتب الإدارة العليا.
– إعداد جدول المواعيد و الأعمال الشهرى الخاص بالمدير العام.
– إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال المدير العام.
– المحافظة على المظهر العام لمكتب الإدارة العليا من حيث النظافة و الترتيب
– تحرير و طباعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالإدارة العليا
– حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب الإدارة العليا بشكل يضمن سلامتها و سرعة إستدعائها
– إستلام و توجيه البريد و الفاكس الوارد باسم الإدارة العليا و عرضه على المختص و فهرسة هذه المستندات
– إستلام و توجيه و إرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالإدارة العليا و فهرسة هذه الرسائل.
– تسجيل البريد و الفاكس الصادر من مكتب الإدارة العليا و فهرسة الفاكسات الصادرة
– كتابة محاضر جميع الإجتماعات و الجلسات و التي يكون المدير العام طرفاً فيها.
– التحضير للإجتماعات الخاصة بالإدارة العليا أو الإجتماعات الدورية و تنسيق و تجهيز كل الوثائق و المستندات التي تخص موضوع الإجتماع.
– إستقبال و إجراء الإتصالات التليفونية الخاصة بمكتب الإدارة العليا و فهرسة أرقام التليفونات و العناوين.
– تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات والأقسام الأخرى و عرضها على المدير العام ومتابعة قرار المدير العام بشأنها و تسجيلها فى السجلات الخاصة بها.
– التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية و الكهربائية فى حالة صالحة للعمل بإستمرار و طلب مسئولي الصيانة من داخل الشركة و من خارجها و متابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب الإدارة العليا.
– التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية و الكتابية للإدارة العليا و أفراد العمل بمكتب الإدارة العليا.
– توجيه الدعوات للمشاركين فى الإجتماعات التى يدعو لعقدها المدير العام و تسجيل ذلك على النماذج الخاصة.
– حجز تذاكر السفر و الفنادق و بطاقات دخول المعارض الخاصة بالإدارة العليا و تنظيم رحلات العمل.

المتطلبات

• بكالوريوس لغة إنجليزية أو دبلوم لغة إنجليزية من معهد الإدارة
• إجادة الحاسب الآلي
• يفضل من لها خبرة سابقة في نفس مجال العمل