سكرتير تنفيذي بالسعودية, الرياض دوام كامل

الوصف الوظيفي الهدف و الغرض من الوظيفة:
– تنظيم و إدارة الأعمال الروتينية في المؤسسة والتأكد من تطبيق أنظمة المؤسسة المعتمدة والسياسات والإجراءات .
المهام و المسئوليات:
– حفظ و حفظ جميع الملفات الخاصة بالمؤسسة بشكل يضمن سلامتها و سرعة إستدعائها؛
– متابعة أعمال إستلام البريد و الفاكس الوارد و عرضه على المسئول و فهرسة هذه المستندات؛
– مراجعة أعمال تسجيل البريد و الفاكس الصادر من مكتب الإدارة العليا و فهرسة الفاكسات الصادرة؛
– التحضير لحضور وحضور جميع الإجتماعات الخاصة بسير العمل في المؤسسة وعمل محاضر للإجتماعات؛
– مساعدة الإدارة فى جميع أعمالها غير المدرجة فى هذا التوصيف؛
– مراجعة تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات و الأقسام الأخرى و عرضها على الإدارة ومتابعة قراراتها بشأنها و تسجيلها فى السجلات الخاصة بها؛
– التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية و الكهربائية فى حالة صالحة للعمل باستمرار و طلب مسئولى الصيانة من داخل الشركة و من خارجها؛
– التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية و الكتابية في المؤسسة؛
– توجيه الدعوات للمشاركين فى الإجتماعات التى تدعو لعقدها الإدارة؛
-مراجعة حجز تذاكر السفر و الفنادق وتنظيم رحلات العمل للإدراة والموظفين؛
– كتابة التقارير اليومية المطلوبة؛
– مسئول عن حفظ جميع السجلات؛
– جميع الأعمال الكتابية التي يتم طلبها لاحقا.

المتطلبات

• اجادة التعامل مع برامج مايكروسوفت اوفيس
• شهادة جامعية أو دبلوم متوسط