مطلوب مساعد اداري دوام كامل

مطلوب مساعد اداري – إعداد الخطط الفرعية و البرامج التنفيذية الخاصة بالشئون الإدارية والاتصال الفعال مع الفرع الرئيسي للمنشآة بما يحقق الأهداف الرئيسية من العمل
– المشاركة فى إجتماعات الإدارة العليا و إبداء الرأى فى النتائج و القرارات مع التنسيق مع مدير المشروع
– تمثيل المنشآة في الدوائر الحكومية وتنفيذ جميع المهام المتطلبه لتنفيذ العمل بصورة عاجلة
– مسئول عن إعلان / إعلام جميع العاملين بالقرارات الإدارية بعد إعتمادها من قبل الادارة العليا
– إعتماد جميع مستندات الصرف بعد توقيعها و مراجعتها من المدير المالى (في حال اخذ صلاحية الصرف من الادارة العليا)
– حضور إجتماعات مجلس الإدارة والمساعدة فى صياغة و تقنين التوصيات و القرارات الصادرة و وضع الخطط المناسبة مع مراجعة الفرع الرئيسي في مدينة ابها ان تطلب ذلك
– رئاسة و إدارة الإجتماعات الدورية الخاصة بالمؤسسة و المساعدة فى إصدار القرارات المناسبة بناءاً على الحقائق الواردة
– تنفيذ خطط الجودة المعتمدة و الخاصة بالشئون الإدارية والمحافظة على تحقيق ارشادات الامن والسلامة من قبل مسئولي الامن.
– المشاركة فى صياغة وإعداد إجراءات الشئون الإدارية مع ممثل الإدارة لنظام الجودة و مدير تخطيط و توكيد الجودة
– مراجعة و تدقيق الإجراءات و النماذج و السجلات و التعليمات الخاصة بنظام الجودة عن الشئون الإدارية قبل إعتمادها من الرئيس التنفيذي
– إمساك و حفظ و صيانة مستندات التراخيص و التسجيل التجارى و الصناعى و الضريبى و متابعة صلاحية و سريان هذه الوثائق و غيرها من الوثائق و المستندات الحكومية اللازمة لتقنين الأوضاع التشغيلية
– التحقق من أن جميع التعليمات الإدارية هى المتبعة بالفعل و توقيع الجزاءات على المخالفين مع اشعار الادارة العليا بتطبيق ذلك.
– مراجعة كشف الحضور والانصراف مع مدير المشروع.
– مسئول مسئولية كاملة عن وحدة الحملة و صيانة السيارات و التعامل مع جهات المرور بعد تكليفه من قبل مدير المشروع
– مسئول مسئولية كاملة عن سلامة البنية الأساسية للوحدات الإدارية والسكنية و الإنتاجية و إتخاذ ما يلزم من إجراءات وقائية و علاجية للحفاظ على هذه الأصول
– مسئول مسئولية كاملة عن الأمن و الحفاظ على محتويات المنشآة من السرقة و له الحق فى إصدار التعليمات و القرارات التى تمكنه من ذلك بعد اشعار الادارة العليا بمواطن المشاكل وحلولها واخذ الموافقة لتنفيذها.
– مسئول عن جميع إجراءات و تعليمات الأمن الصناعى المتبعة بالمنشآة و مسئول عن صحة هذه الإجراءات.
– تمثيل الشركة أمام الغير و كذلك فى المناسبات و الحفلات و المقابلات الرسمية بتفويض من الرئيس التنفيذي.
– رفع التقارير الأسبوعية و النصف شهرية و الشهرية و النصف سنوية و السنوية للرئيس التنفيذى ومدراء الادارات الاخرى و مناقشة هذه التقارير فى إجتماعات الإدارة العليا الدورية
– وضع الحلول الطارئة في الحالات العاجلة مع المقدرة الكاملة على حل المشكلات.
– مساعدة مدير المشروع في عمل مايلزم لتحقيق الاهداف اليومية والاسبوعية والشهرية والسنوية.
– اجادة التعامل بسلاسة ومرونة مع مختلف الثقافات المختلفة

متطلبات الوظيفة

• خبرة من مبتدئ الى 5 سنوات
• خريج كلية الأعمال
• اجادة استخدام برامج الكمبيوتر ونظام المراسلات والانظمة المحاسبية والموارد البشرية ان تطلب العمل عليها
• القدرة على الحضور الى مدينة ابها في حال الحاجة لذلك