مطلوب سكرتير تنفيذي في جدة – السعودية دوام كامل

– إدارة الوقت وتنسيق المواعيد: تنظيم جدول أعمال المدير، وتحديد المواعيد والاجتماعات، وتذكيره بها
– تنظيم الاجتماعات: الترتيب للاجتماعات، وحجز القاعات، وإعداد جدول الأعمال، وتدوين محاضر الاجتماعات
– إدارة المراسلات: التعامل مع المراسلات الواردة والصادرة، وتحديد أولوياتها، والرد عليها
– إعداد التقارير والوثائق: جمع المعلومات وإعداد التقارير والعروض التقديمية والمستندات الأخرى التي يحتاجها المدير
– التعامل مع المعلومات السرية: التأكد من أن المعلومات الحساسة يتم التعامل معها بسرية تامة
– التنسيق مع الأقسام الأخرى: التواصل مع الأقسام الأخرى داخل المؤسسة لتسهيل سير العمل
– إجراء البحوث وجمع المعلومات: البحث عن المعلومات التي يحتاجها المدير وإعدادها لتقديمه
– ترتيب السفر: حجز تذاكر السفر والإقامة للمدير
– مراقبة اللوازم المكتبية: التأكد من توفر اللوازم المكتبية الضرورية واتخاذ الإجراءات اللازمة لطلبها
– المساعدة في مسك الدفاتر وإعداد الفواتير: قد يشمل ذلك إعداد الفواتير والبيانات المالية
– تنظيم وإدارة الملفات: حفظ الملفات الورقية والإلكترونية وتنظيمها لسهولة الوصول إليها
– استقبال المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها: الرد على المكالمات الهاتفية وتحويلها إلى الشخص المناسب
– دعم الإدارة التنفيذية في مختلف المهام: القيام بأي مهام أخرى توكل إليه من قبل المدير

المتطلبات الوظيفة

• خبرة في الإدارة والسكرتارية
• خبرة في الحوكمة

يرجى إرفاق سيرة ذاتية حديثة ومكتملة البيانات عند التقديم.