مطلوب مساعدة ادارية للعمل في جدة دوام كامل

مطلوب مساعدة ادارية للعمل في جدة – تقديم الدعم الإداري لمدير الإدارة والموظفين والحفاظ على السجلات والوثائق ذات الصلة.
– التأكد من سير المهام الإدارية في الإدارة بسلاسة وكفاءة وفعالية.
– تنظيم مواعيد مدير الإدارة بالنيابة عنه، وتزويد المتصلين بالمعلومات المطلوبة، وتلقي الرسائل، وصياغة وطباعة.
– المراسلات والقيام بأية مهام إدارية أخرى حسبما تقتضي الحاجة.
– استقبال الاتصالات الواردة والرد على استفسارات المتصلين وتحويل الاتصالات إلى المسؤولين المختصين أو مدير الإدارة حسبما تقتضي الحاجة.
– تدوين محاضر اجتماعات مدير الإدارة.
– كتابة الرسائل والمراسلات حسب توجيهات مدير الإدارة.
– تحويل البريد الوارد إلى الموظفين المختصين في حال الخطأ أو ترتيبها وإعطائها لمدير الإدارة.
– إرسال البريد الصادر من قبل مدير الإدارة للموظفين المعنيين في الدائرة أو خارجها.
– تحضير وإعداد المذكرات الداخلية لمدير الإدارة وإعداد الترتيبات لتسليمها.
– حفظ نسخ عن كافة المراسلات والوثائق والمطبوعات وتوزيعها وفقًا لتعليمات مدير الإدارة.
– التنسيق مع المسؤولين المعنيين لإعداد ترتيبات جداول السفر وكافة الحجوزات لمدير الإدارة.
– القيام بأية مهام إدارية أخرى حسبما تقتضي الحاجة وكما يوكلها إليه مدير إدارة الموارد البشرية.
متطلبات الوظيفة

• الدقة في تنسيق المواعيد والاجتماعات
• سرعة تنسيق جداول السفريات
• السرعة والدقة في إرسال وتوزيع البريد