مطلوب سكرتير للعمل بمنطقة جدة دوام كامل

مطلوب سكرتير للعمل بمنطقة جدة دوام كامل، حيث يتولى معالجة الاتصالات الهاتفية، ويعد دليلاً خاصاً بالعناوين والهواتف، ويستقبل المكالمات الواردة، ويتعرف على المتصل والغرض من الاتصال، ويحول الاتصال إلى جهة الاختصاص، ويجري الاتصالات المطلوبة للمدير، ويدون المكالمات بغياب المدير، ويضمن التنظيم والتعاون مع الفريق. كما يتولى استلام العقود والأوراق الإدارية مثل المالية والعقود العملاء، ويعد المراسلات من خلال تحرير المادة المكتوبة، وطبعها، وإجراء تصدير المراسلات الصادرة، وصور الأوراق والمستندات المطلوبة، وتصميم النماذج المطلوبة للعمل. بالإضافة إلى تنظيم الاجتماعات من خلال حجز قاعة الاجتماعات، وإرسال الدعوة للمشاركين، وإعداد قاعة الاجتماع، واستقبال الأعضاء المشاركين، ودون الملاحظات، وإعداد محضر الاجتماع، وتوزيعه. كما يتولى تنظيم مواعيد المدير المباشر من خلال تسجيل بيانات الزوار، وعرض الأجندة على المدير، وإعداد البيانات المطلوبة، واستقبال الزوار، وتخاذ الإجراء المناسب حسب غرض الزيارة، واستقبال كبار الضيوف. كما يتولى ترتيب السفريات من خلال جمع البيانات المتعلقة بالسفر، وإجراء الحجوزات اللازمة وتتبعه، وإعداد ملف السفر، وإخبار الجهة المضيفة عن موعد وصول المدير، وإلغاء الزيارة حسب طلب المدير، واستخدام برامج المايكروسوفت بشكل جيد.

مميزات الوظيفة

• فرصة عمل في بيئة مهنية متطورة.
• إمكانية تطوير المهارات الإدارية والاتصالاتية.
• بيئة عمل تعزز التعاون والتفاعل بين الفريق.
• فرص لتطوير المهارات باستخدام برامج المايكروسوفت.
• بيئة عمل مرنة وتفاعلية.
• فرص لتطوير المهارات الإدارية والاتصالاتية.

المتطلبات

• التزام بدقة العمل والمواعيد.
• خبرة سابقة في مجال السكرتارية.
• مهارات قوية في التواصل والعلاقات العامة.
• معرفة جيدة باستخدام برامج المايكروسوفت.
• القدرة على العمل تحت الضغط.
• مهارات تنظيمية قوية.