فرصة عمل: سكرتير تنفيذي في الرياض دوام كامل

– إعداد جدول المواعيد و الأعمال الشهرية الخاص بالمدير.
– إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال المدير.
– المحافظة على المظهر العام لمكتب الإدارة العليا من حيث النظافة و الترتيب.
– تحرير و طباعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالإدارة العليا.
– حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب الإدارة العليا بشكل يضمن سلامتها و سرعة استدعائها.
– استلام و توجيه البريد و الفاكس الوارد باسم الإدارة العليا و عرضه على المختص و فهرسة هذه المستندات.
– استلام و توجيه و إرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالإدارة العليا و فهرسة هذه الرسائل.
– تسجيل البريد و الفاكس الصادر من مكتب الإدارة العليا و فهرسة الفاكسات الصادرة.
– كتابة محاضر جميع الاجتماعات و الجلسات و التي يكون المدير طرفاً فيها.
– التحضير للاجتماعات الخاصة بالإدارة العليا أو الاجتماعات الدورية وتنسيق وتجهيز كل الوثائق والمستندات التي تخص موضوع الاجتماع.
– استقبال و إجراء الاتصالات التليفونية الخاصة بمكتب الإدارة العليا و فهرسة أرقام التليفونات والعناوين.
– تنظيم وفهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات و الأقسام الأخرى و عرضها على المدير العام أو المدير التنفيذي ومتابعة قرار المدير بشأنها وتسجيلها فى السجلات الخاصة بها.
– التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية و الكهربائية فى حالة صالحة للعمل باستمرار و طلب مسؤولي الصيانة من داخل الشركة ومن خارجها و متابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب الإدارة العليا.
– التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية للإدارة العليا و أفراد العمل بمكتب الإدارة العليا.
– توجيه الدعوات للمشاركين فى الاجتماعات التي يدعو لعقدها المدير وتسجيل ذلك على النماذج الخاصة.
– حجز تذاكر السفر و الفنادق وبطاقات دخول المعارض الخاصة بالإدارة العليا و تنظيم رحلات العمل.

المتطلبات

• المؤهل العلمي: ثانوي فأعلى / دبلوم سكرتارية
• يشترط وجود خبرة في مجال العمل لا تقل عن سنة
• إجادة اللغة الإنجليزية واستخدام الحاسب الآلي.