مطلوب موظف أستقبال وسكرتارية للعمل بمدينة الجبيل دوام كامل

مطلوب موظف أستقبال وسكرتارية للعمل بمدينة الجبيل أولا – معالجة البريد :
– يستلم البريد اليومي .
– يفرز البريد اليومي .
– يعرض البريد على المدير .
– يوجه البريد حسب الاختصاص.
– يصور البريد الوارد حسب الاهمية.
– يوزع البريد على الاقسام المختصة .
– يحفظ البريد الموجه للحفظ .
– يسجل البريد الصادر.
– يحفظ صورة من البريد الصادر.
– يرسل البريد الصادر.
ثانيا – معالجة الاتصالات الهاتفية:
– يعد دليل خاص بالعناوين والهواتف.
– يستقبل المكالمات الهاتفية الواردة.
– يتعرف على المتصل والغرض من الاتصال.
– يحول الاتصال إلى جهة الاختصاص.
– يجري الاتصالات المطلوبة للمدير.
– يدون المكالمات الهاتفية بغياب المدير.
ثالثا – اعداد المراسلات :
– يحرر المادة المكتوبة.
– يطبع المادة المحررة.
– يقوم باجراء تصدير المراسلات الصادرة.
– يصور الاوراق والمستندات المطلوبة.
– يصمم النماذج المطلوبة للعمل.
رابعا – تنظيم الاجتماعات :
– يحجز قاعة الاجتماعات.
– يوجه الدعوة للمشاركين.
– يجهز قاعة الاجتماع.
– يستبقل الاعضاء المشاركين في الاجتماع.
– يدون الملاحظات في الاجتماع .
– يعد محضر الاجتماع.
– يوزع محضر الاجتماع.
خامسا – تنظيم مواعد المدير العام :
– يسجل بيانات الزوار.
– يعرض الاجندة على المدير.
– يجهز البيانات المطلوبة.
سادسا – استقبال زوار المدير العام :
– يستقبل الزوار.
– يتخذ الاجراء المناسب حسب غرض الزيارة.
– يقوم باستقبال كبار الضيوف.
سابعا – ترتيب السفريات:
– يجمع البيانات المتعلقة بالسفر .
– يجري الحجوزات اللازمة ويتابعها.
– يجهز ملف السفر.
– يخبر الجهة المضيفة عن موعد وصول المدير.
– يلغى الزيارة حسب طلب المدير.
ثامنا – تنظيم محفوظات الادارة:
– يجهز المكان الملائم لحفظ البيانات .
– يصنف المحفوظات .
– يرمز المحفوظات.
– يفهرس المحفوظات .
– يحفظ المحفوظات .
– يتلف المواد المحفوظة.
– يحضر الملفات عند الطلب.
تاسعا – متابعة اعمال الادارة:
– يحدد الموضوعات التي تحتاج إلى متابعة.
– يطلع على ملف المتابعة يوميا.
– يتخذ الاجراء المناسب لمتابعة الموضوع.
– يحفظ الموضوع في الملف الخاص به بعد انتهائه.
عاشرا – التنسيق للحصول على متطلبات الادارة:
– يومن المواد والمستلزمات.
– يعد بلاغات الصيانة والاعطال .
– يعد طلب الشراء للاجهزة والادوات الغير متوفرة في الادارة.
– يستلم المواد والمستلزمات للادارة.
– يحضر المصروفات النثرية للادارة.
حادي عشر – استخدام تطبيقات الحاسب الآلي:
– يعالج البيانات والنصوص باستخدام برنامج Word
– يصمم عرض الشرائح باستخدام برنامج power point.
– ينشى الجداول باستخدام Excel.
– ينظم المواعيد باستخدام Out Look.
– ينشى قواعد بيانات الادارة باستخدام Access.
– يصمم الهيكل التنظيمي للادارة.
– يتابع ما استجد من برامج الحاسب الآلي.
ثاني عشر – استخدام الاجهزة المكتبية:
– يستخدم جهاز الفاكس.
– يستخدم آلة التصوير.
– يستخدم فرامة الورق.
– يستخدم الماسح الضوئي.
– يستخدم جهاز توصيل الصوت.
– يستخدم اجهزة العرض الرأسية.
ثالث عشر – تجهيز الاجهزة المكتبية :
– يغير احبار الاجهزة .
– يغذي الاجهزة المكتبية بالورق.
– يصلح الاعطال البسيطة.
– يبرمج الفاكس.
رابع عشر – الاهتمام بتطوير القدرات :
– يحضر الدورات التدريبية والمؤتمرات .
– يطلع على الاصدارات والمواقع المتخصصة.
– يشارك في عضوية الجمعيات المتخصصة.
– يتابع البرامج المتخصصة.
– يتسعين بذوي الخبرة ويستشيرهم.
خامس عشر – اعداد التقارير والاحصائيات الخاصة بالادارة:
– يستخدم نموذج التقرير المناسب .
– يعد التقارير الخاصة بأداء موظفي الادارة.
– يعد التقارير الخاصة ببيانات الموظفين.
– يعد التقارير الخاصة بالاحصائيات المتعلقة بالعمل.
سادس عشر – إنشاء الاعمال المتعلقة بشؤون العاملين في الادارة :
– يعد الخطابات المتعلقة بطلبات موظفي الادارة.
– ينسق اجازات العاملين.
– يرفع تقرير بحضور وانصراف العاملين للادارة المختصة.
– ينسق اجراءات العمل الاضافية للعاملين.
متطلبات الوظيفة

• الافضلية لحملة دبلوم السكرتاريه ثم حملة الشهادة الثانوية العامة
• يتحدث اللغة الانجليزية بطلاقة