التقدم الى سكرتير – فرصة عمل في الرياض, السعودية دوام كامل

الواجبات والمسئوليات
1 – استقبال المتعاملين والزائرين وتسهيل مقابلتهم للمدير العام وكذلك استقبال المكالمات التلفونية والفاكسات والإيميلات وتسجيل ذلك في سجل الإيصالات في حالة غياب المدير العام.
2 – استقبال المراسلات الواردة بالتسليم المباشر أو من خلال صندوق البريد الخاص بالشركة وإعطاءها الرقم المسلسل والتاريخ من واقع القيد في سجلات المراسلات.
3 – إحالة المراسلات إلى جهات الاختصاص بعد عرضها على المدير العام أو من يفوضه بذلك.
4 – متابعة المراسلات الواردة إلى المدير العام للتأكد من اتخاذ الإجراءات اللازمة بصددها وإعادتها للملف الخاص بها وفق ما هو محدد لها.
5 – الرد على المراسلات بموجب تعليمات أو أوامر المدير العام سواء كانت مراسلات داخلية تتعلق بالمؤسسة أو مراسلات لجهات خارج المؤسسة.
6 – إعداد المراسلات الصادرة عن الشركة جاهزة للتسليم بعد إعطائها الرقم المسلسل الصادر من واقع القيد في سجلات المراسلات.
7 – حفظ صور من المراسلات الصادرة حسب تسلسل الرقم والتاريخ في ملف الصادر العام.
8 – حفظ صورة من المراسلات الصادرة مع أولياتها ومرفقاتها بالملف الخاص حسب طبيعتها.
9 – حفظ المراسلات الداخلية والمستندات الخاصة بالمدير العام بملفات خاصة وبحسب طبيعته وبطريقة منظمة.
10 – إعداد التعاميم والأوامر الإدارية وطباعتها وتجهيزها وتوزيعها وفق توجيهات المدير العام .
11 – متابعة تنفيذ وتسليم كافة التقارير والأوامر الإدارية إلى الإدارات المختلفة داخل الشركة ومنها للعرض على المدير العام وإبلاغ توجيهاته.
12 – تنفيذ أي مهام أخرى قد يتم التكليف بها من قبل المدير العام.
13 – ترتيب أرشيف السكرتارية ومسئول عنه مسئولية كاملة وعن جميع المستندات والملفات و مستندات أصول المؤسسة المسلمة له.
14 – المتابعة المستمرة لتواريخ المستندات الخاصة بالشركة التي تحتاج إلى تجديد.

المتطلبات الوظيفة

• اجادة استخدام الحاسب الالي
• اجادة اللغه الانجليزية
• حسن المظهر والسلوك

يشترط إرفاق سيرة ذاتية حديثة مع صورة شخصية مناسبة.