التقدم الى مطلوب سكرتير تنفيذي للعمل بمنطقة الرياض دوام كامل

المهام والمسؤوليات:
– إستلام البريد اليومي
– إعداد وتصميم النماذج المطلوبة للعمل
– ترميز وتسجيل البريد الوارد
– عرض البريد على مدير الإدارة
– توجيه البريد وفقاً للإختصاص والقسم المختص، مع إرسال بريد إلكتروني لتأكيد الإرسال
– إعداد وتحرير المراسلات الإلكترونية مع تسجيل بيانات البريد ( التاريخ، الوقت، الرقم، الإدارة المختصة، عنوان البريد، موجز للخطابات والمواد المحررة )
– إعداد وتحرير وكتابة الخطابات والمادة المطلوبة
– إرسال الخطابات والرد على الخطابات الواردة
– التنسيق والتعاون مع إدارة شؤون المرضى والإدارة الطبية فيما يخص المرضى ومتطلباتهم في حدود مسؤوليات الإدارة
– صياغة الرد على الشكاوى الواردة من وزارة الصحة بعد إستكمال التحقيقات من قبل إدارة شؤون الموظفين
– أرشفة البريد وفقاً للأهمية في مستندات البريد الإلكتروني
– حفظ معلومات البريد الصادر والوارد
– طباعة الخطابات والمواد المحررة
– حفظ وأرشفة الخطابات والمستندات والمواد الصادرة والواردة بجميع وسائل الإتصال
– إجراء إصدار الخطابات والمواد المحررة
– ترميز وتسجيل البريد الصادر
– الرد على الإتصالات الهاتفية وتدوين طلبات المتصل وحل الأمور المتعلقة بهذه الإتصالات
– إعادة توجيه الإتصالات الهاتفية حسب الطلب
– تخطيط وتنظيم الإجتماعات
– حجز وتجهيز القاعات ودعوة المشاركين للإجتماعات
– إستقبال المشاركين في الإجتماعات
– إعداد محاضر الإجتماعات
– تدوين ملاحظات الإجتماعات
– توزيع أوراق الإجتماعات قبل وبعد الإجتماعات
– تنظيم مواعيد مدير الإدارة
– عرض أجندات وبيانات العمل على مدير الإدارة
– تسجيل بيانات الزوار واللجان
– ترتيب مواعيد الإجتماعات الخارجية
– إبلاغ الجهة المستضيفة عن موعد وصول وفد الإدارة
– إلغاء الإجتماعات حسب الظروف الطارئة
– تجهيز أماكن حفظ المستندات والبيانات
– تصنيف وترميز وفهرسة المحفوظات
– إتلاف الملفات الغير مستخدمة
– تحديد الموضوعات التي تحتاج إلى متابعة
– الإطلاع على ملف المتابعة بشكل يومي وتحديد الأولويات من بينها
– إتخاذ الإجراءات الملائمة من أجل متابعة الموضوعات
– إعداد الخطابات والنماذج الإدارية المرتبطة بإجراءات موظفي الإدارة
– تنسيق إجازات العاملين بالإدارة
– رفع التقارير المتعلقة بأداء موظفي الإدارة بعد إعتمادها من مدير الإدارة
– تنسيق إجراءات الأعمال الإضافية للعاملين

المتطلبات الوظيفة

• دبلوم سكرتارية كحد أدنى
• إجادة الحاسب الآلي (وورد، آكسل، أكسس، بوربوينت، اوت لوك)
• إجادة اللغة الإنجليزية تحدثاً وكتابة
• يفضل وجود خبرة لا تقل عن سنة
• المعرفة الجيدة بإدارة المكاتب والإجراءات المحاسبية الأساسية
• الإلمام بأساليب البحث الأساسية وتقنيات إعداد التقارير
• القدرة على التفاوض والإقناع
• إجادة مهارات التواصل مع الشخصيات المختلفة
• القدرة على تحمل ضغط العمل
• القدرة على إدارة الوقت والقدرة على التنظيم والإعداد

يرجى التأكد من إرفاق سيرة ذاتية محدثة ومعبأة بكامل التفاصيل.