التقدم الى فرصة عمل: سكرتير في مكة المكرمة دوام كامل

– مطلوب سكرتير لديه المام بجميع مهام السكرتارية التنفيذية للعمل بمكة المكرمة
المهام:
– إعداد جدول المواعيد والأعمال الشهري الخاص بالرئيس التنفيذي
– إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال الرئيس التنفيذي
– المحافظة على سير العمل في مكتب الرئيس التنفيذي حتى في حال غيابه
– إستقبال زوار الإدارة العليا
– تنسيق جدول مواعيد المقابلات الخاص بالرئيس التنفيذي
– تحرير وطباعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالإدارة العليا
– حفظ وصيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب الإدارة العليا بشكل يضمن سلامتها و سرعة إستدعائها
– إستلام وتوجيه البريد الوارد باسم الإدارة العليا وعرضه على المختص وفهرسة هذه المستندات
– إستلام وتوجيه و إرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالإدارة العليا وفهرسة هذه الرسائل
– تسجيل البريد الصادر من مكتب الإدارة العليا وفهرسة الفاكسات الصادرة
– كتابة محاضر جميع الإجتماعات والجلسات والتي يكون الرئيس التنفيذى طرفاً فيها
– التحضير للإجتماعات الخاصة بالإدارة العليا أو الإجتماعات الدورية وتنسيق و تجهيز كل الوثائق والمستندات التى تخص موضوع الإجتماع
– مساعدة الإدارة العليا فى جميع الأعمال غير المدرجة فى هذا التوصيف بناءاً على طلب شخصى
– إستقبال وإجراء الإتصالات التليفونية الخاصة بمكتب الإدارة العليا و فهرسة أرقام التليفونات و العناوين
– تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات والأقسام الأخرى وعرضها على الرئيس التنفيذى ومتابعة قرار ات الرئيس التنفيذي
– توجيه الدعوات للمشاركين في الإجتماعات التى يدعو لعقدها الرئيس التنفيذى وتسجيل ذلك على النماذج الخاصة
– حجز تذاكر السفر والفنادق وبطاقات دخول المعارض الخاصة بالإدارة العليا وتنظيم رحلات العمل
– تعليم وتوجيه أفراد السكرتارية المساعدين و الإرتقاء بمستواهم الوظيفى بما يؤهلهم لتحمل المسئولية بعد ترقيته وتقديم تقارير تقييم الأداء الخاصة بهم
– كتابة تقرير أسبوعي لبيان ما تم إنجازه من أعمال وما تم تأجيله مع بيان السبب ورفعه لمدير المكتب
– جميع ما سبق ذكره يجب أن يتم طبقاً للإجراء الرسمى المعتمد للسكرتارية التنفيذية
– السكرتير التنفيذى مسئول عن حفظ جميع سجلات نماذج الجودة الخاصة بإجراء السكرتارية التنفيذية وجميع أعماله تخضع للمراجعة الداخلية
– وغير ذلك من المهام المتعلقة بالسكرتارية

• خبرة كافية في نفس المجال