التقدم الى سكرتير – فرصة عمل في الرياض, السعودية دوام كامل

– إعداد جدول المواعيد و الأعمال الشهري الخاص بالمدير العام و المدير التنفيذي
– إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال المدير العام و المدير التنفيذى
– المحافظة على المظهر العام لمكتب الإدارة العليا من حيث النظافة و الترتيب
– تحرير و طباعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالإدارة العليا
– حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب الإدارة العليا بشكل يضمن سلامتها و سرعة استدعائها
– إستلام و توجيه البريد و الفاكس الوارد باسم الإدارة العليا و عرضه على المختص و فهرسة هذه المستندات
– إستلام و توجيه و إرسال رسائل البريد الإليكترونى الخاصة بالإدارة العليا و فهرسة هذه الرسائل
– تسجيل البريد و الفاكس الصادر من مكتب الإدارة العليا و فهرسة الفاكسات الصادرة
– كتابة محاضر جميع الإجتماعات و الجلسات و التى يكون المدير العام أو المدير التنفيذى طرفاً فيها
– التحضير للإجتماعات الخاصة بالإدارة العليا أو الإجتماعات الدورية و تنسيق و تجهيز كل الوثائق و المستندات التى تخص موضوع الإجتماع
– مساعدة الإدارة العليا فى جميع الأعمال غير المدرجة فى هذا التوصيف بناءاً على طلب شخصى
– إستقبال و إجراء الإتصالات التليفونية الخاصة بمكتب الإدارة العليا و فهرسة أرقام التليفونات و العناوين
– تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات و الأقسام الأخرى و عرضها على المدير العام أو المدير التنفيذى و متابعة قرار المدير العام أو المدير التنفيذى بشأنها و تسجيلها فى السجلات الخاصة بها
– التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية و الكهربائية فى حالة صالحة للعمل باستمرار و طلب مسئولى الصيانة من داخل الشركة و من خارجها و متابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب الإدارة العليا
– التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية و الكتابية للإدارة العليا و أفراد العمل بمكتب الإدارة العليا
– توجيه الدعوات للمشاركين فى الإجتماعات التى يدعو لعقدها المدير العام أو المدير التنفيذى و تسجيل ذلك على النماذج الخاصة
– حجز تذاكر السفر و الفنادق و بطاقات دخول المعارض الخاصة بالإدارة العليا و تنظيم رحلات العمل
– تعليم و توجيه أفراد السكرتارية المساعدين و الإرتقاء بمستواهم الوظيفى بما يؤهلهم لتحمل المسئولية بعد ترقيته و تقديم تقارير تقييم الأداء الخاصة بهم
– كتابة تقرير أسبوعى لبيان ما تم إنجازه من أعمال و ما تم تأجيله مع بيان السبب و رفعه لمدير المكتب

المتطلبات

• الأمـــانة والمعرفة بمهارات التواصل
• الالمام بالقواعد اللغويه الصحيحة
• مهارات استخدام الكمبيوتر والبرمجيات الخاصة بالسكرتارية