التقدم الى إعلان وظيفة سكرتير تنفيذي بالسعودية دوام كامل

1.استقبال الزائرين والعملاء وتسهيل مقابلتهم للمدير الاداري وكذلك استقبال المكالمات التلفونية والفاكسات والإيميلات وتسجيل ذلك في سجل الإيصالات في حالة غياب المدير العام.
2.اعداد عروض الاسعاروالمناقصات بعد تدريبه وورقة التكاليف وعمل عروض البور بونت اللازمة لبعض العملاء .
3.اعداد الخطط التدريبية بالاكسل وقائمة الاسعار الشهرية بشكل دوري .
4.عمل قاعدة للبيانات وادارة وتصنيف العملاء العملاء وقاعدة المدربين والمدربات والمراكز التدريبية
5.التحضير للملتقيات والمؤتمرات والحملة التسويقية له
6.استقبال المراسلات الواردة بالتسليم المباشر أو من خلال صندوق البريد الخاص بالمؤسسة وإعطاءها الرقم المسلسل والتاريخ من واقع القيد في سجلات المراسلات، وإحالة المراسلات إلى جهات الاختصاص بعد عرضها على المدير الاداري المدير الاداري أو من يفوضه بذلك،متابعة المراسلات الواردة إلى المدير الاداري المدير الاداري للتأكد من اتخاذ الإجراءات اللازمة بصددها وإعادتها للملف الخاص بها وفق ما هو محدد لها.
7.إعداد المراسلات الصادرة عن المؤسسة جاهزة للتسليم بعد إعطائها الرقم المسلسل الصادر من واقع القيد في سجلات المراسلات. وحفظ صور من المراسلات الصادرة حسب تسلسل الرقم والتاريخ في ملف الصادر العام. وحفظ صورة من المراسلات الصادرة مع أولياتها ومرفقاتها بالملف الخاص حسب طبيعتها.
8.حفظ المراسلات الداخلية والمستندات الخاصة بالمدير الاداري بملفات خاصة وبحسب طبيعته وبطريقة منظمة.
9.إعداد التعاميم والأوامر الإدارية وطباعتها وتجهيزها وتوزيعها وفق توجيهات المدير الاداري المدير الاداري.
10.متابعة تنفيذ وتسليم كافة التقارير والأوامر الإدارية إلى الإدارات المختلفة داخل المؤسسة ومنها للعرض على المدير الاداري وإبلاغ توجيهاته.
11.تنفيذ أي مهام أخرى قد يتم التكليف بها من قبل المدير الإداري .
12.ترتيب أرشيف السكرتارية ومسئول عنه مسئولية كاملة وعن جميع المستندات وعروض الاسعار والملفات و مستندات أصول المؤسسة المسلمة له.
13.المتابعة المستمرة لتواريخ المستندات الخاصة بالمؤسسة التي تحتاج إلى تجديد.
14.متابعة ورقة الحضور والغياب في داخل المكتب ،وارسال الاشعارات والاشراف على شئون الموظفين ماعدا الرواتب ومتابعة تجديد الاقامات والاجازات والتامين الطبي

المتطلبات

• اجادة برامج مايكروسوفت أوفس
• خبرة سنتين بنفس المجال
• إقامة قابلة للنقل