التقدم الى إعلان وظيفة موظف استقبال بالسعودية دوام كامل

– إعداد جدول المواعيد و الأعمال الشهرى الخاص بالادارة
– إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال الادارة
– المحافظة على المظهر العام لمكتب الإدارة العليا من حيث النظافة و الترتيب
– إستقبال زوار الإدارة و الترحيب بهم ومساعدتهم في الوصول لأقرب موظف يمكنه خدمتهم ، وكذلك تنظيم المكالمات الصادرة والواردة من وإلى الشركة
– تنسيق جدول مواعيد المقابلات
– تحرير و طباعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالإدارة
– حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب الإدارة بشكل يضمن سلامتها و سرعة إستدعائها
– إستلام و توجيه البريد و الفاكس الوارد باسم الإدارة و عرضه على المختص و فهرسة هذه المستندات
– إستلام و توجيه و إرسال رسائل البريد الإليكترونى الخاصة بالإدارة و فهرسة هذه الرسائل
– تسجيل البريد و الفاكس الصادر من مكتب الإدارة و فهرسة الفاكسات الصادرة
– كتابة محاضر جميع الإجتماعات و الجلسات
– التحضير للإجتماعات الخاصة بالإدارة أو الإجتماعات الدورية و تنسيق و تجهيز كل الوثائق و المستندات التى تخص موضوع الإجتماع
– مساعدة الإدارة فى جميع الأعمال غير المدرجة فى هذا التوصيف
– إستقبال و إجراء الإتصالات التليفونية الخاصة بمكتب الإدارة و فهرسة أرقام التليفونات و العناوين
– التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية و الكهربائية فى حالة صالحة للعمل باستمرار و طلب مسئولى الصيانة من داخل الشركة و من خارجها و متابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب الإدارة
– التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية و الكتابية للإدارة و أفراد العمل بمكتب الإدارة
– توجيه الدعوات للمشاركين فى الإجتماعات
– حجز تذاكر السفر و الفنادق و بطاقات دخول المعارض الخاصة بالإدارة و تنظيم رحلات العمل
– كتابة تقرير أسبوعى لبيان ما تم إنجازه من أعمال و ما تم تأجيله مع بيان السبب
– جميع ما سبق ذكره يجب أن يتم طبقاً للإجراء الرسمى المعتمد للسكرتارية
– إصدار طلبات الشراء الخاصة بالأجهزة المكتبية و الأدوات الكتابية و المكتبية
– التعامل مع برامج تصفح الإنترنت مهارات الإتصال الفعال و توصيل المعلومات للمتخصصين و لغير المتخصصين

المتطلبات

• خبرة لاتقل عن سنة في نفس الوظيفة
• لتعامل مع أجهزة الطباعة و تصوير المستندات و الفاكسات ومفارم الورق و ماكينات التغليف بدرجة جيدة جداً