التقدم الى فرصة عمل: سكرتير في مكة المكرمة دوام كامل

• ستلام البريد اليومي
• عرض البريد على المدير
• توجيه البريد للمختص
• تصوير البريد القادم حسب الأهمية
• توزيع البريد على الأقسام المختصة
• حفظ البريد الوارد
• تسجيل البريد الصادر
• حفظ صورة من البريد الصادر
• إرسال البريد الصادر
• اعداد دليل مختص بالهواتف وأرقامها
• استقبال المكالمات الهاتفية
• معرفة المتصل والهدف من المكالمة
• اجراء الاتصالات للمدير
• تدوين المكالمات الهاتفية والغرض منها
• اعداد المراسلات وتحريرها
• طبع المواد المحررة
• اجراء تصدير للمرسالات الصادرة
• تصوير المستندات والأوراق المطلوبة
• تصميم النماذج المطلوبة للعمل
• تنظيم الاجتماعات وحجز القاعات
• توجه الدعوات للمشاركة في الاجتماعات
• تجهيز قاعات الاجتماعات
• استقبال المشاركين في الاجتماعات
• تدوين الملاحظات
• توزيع أوراق الاجتماعات
• تنظيم مواعيد المدير العام
• تسجيل بيانات الزوار
• تجهيز بيانات المدير
• ترتيب السفريات وجميع البيانات المرتبطة بالسفر
• عمل الحجوزات ومتابعتها
• إعداد ملفات السفر
• اخبار الجهة المضيفة عن موعد وصول المدير
• تنظيم محفوظات الإدارة
• تصنيف المحفوظات
• ترميز المحفوظات
• فهرسة المحفوظات وإتلاف تلك غير المستخدمة
• جلب الملفات عند طلبها
• متابعة أعمال الإدارة وتحديد الموضوعات التي تحتاج لمتابعة
• الاطلاع على ملف المتابعة بصورة يومية
• استخدام تطبيقات الحاسب الخاصة بالعمل بصورة محترفة
• انشاء جداول للبيانات
• انشاء قواعد بيانات الإدارة
• تصميم الهيكل التنظيمي للإدارة
• متابعة الجديد في برامج الحاسب الآلي
• إنشاء الأعمال المرتبطة بشئون العاملين والخطابات المرتبطة بطلبات الموظفين
• رفع تقارير الحضور والانصراف
• تنسيق إجراءات الاعمال الإضافية للعاملين

المتطلبات

• خبره في نفس المجال
• سعودي الجنسية