التقدم الى مطلوب سكرتير في جدة – السعودية

مطلوب سكرتير متخصص في إدارة الاتصالات الهاتفية، حيث يتولى استقبال المكالمات الواردة وتحديد الغرض منها، ثم تحويلها إلى الجهة المختصة. كما يقوم بإجراء الاتصالات المطلوبة للمدير، ودون المكالمات الهاتفية في غيابه. يتولى تنظيم العمل والتعاون مع الفريق، بالإضافة إلى استلام العقود والأوراق الإدارية مثل المالية والعقود العملاء.
في مجال إعداد المراسلات، يحرر المادة المكتوبة، ويطبعها، ويجري تصدير المراسلات الصادرة، ويصور الأوراق والمستندات المطلوبة، ويصمم النماذج المطلوبة للعمل. كما يتولى تنظيم الاجتماعات، حيث يحجز قاعة الاجتماعات، ويوجه الدعوة للمشاركين، ويجهز القاعة، ويستقبل الأعضاء المشاركين، ويدون الملاحظات، ويعد محضر الاجتماع، ويوزع محضر الاجتماع.
يتولى تنظيم مواعيد المدير المباشر، حيث يسجل بيانات الزوار، يعرض الأجندة على المدير، ويجهز البيانات المطلوبة. كما يستقبل الزوار، ويتخذ الإجراء المناسب حسب غرض الزيارة، ويقوم باستقبال كبار الضيوف. يتولى ترتيب السفريات، حيث يجمع البيانات المتعلقة بالسفر، ويجري الحجوزات اللازمة ويتابعها، ويجهز ملف السفر، يخبر الجهة المضيفة عن موعد وصول المدير، ويلغى الزيارة حسب طلب المدير. يجب أن يكون لديه استخدام جيد لبرامج المايكروسوفت.

مميزات الوظيفة

• بيئة عمل محفزة ومتطورة.
• فرص تطوير مهني مستمر.
• راتب تنافسي مع مزايا إضافية.
• بيئة عمل تعاونية وداعمة.
• فرص تدريب وتطوير مهني.

المتطلبات

• التزام بدقة العمل والمواعيد.
• خبرة سابقة في مجال السكرتارية.
• مهارات komunikative قوية.
• معرفة جيدة ببرامج المايكروسوفت.
• القدرة على العمل تحت الضغط.
• مهارات تنظيمية قوية.